Analisis pekerjaan
adalah proses sistematis dalam menghimpun informasi tertulis mengenai jenis
pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan
organisasi tercapai.
Tujuan analisis
pekerjaan adalah menganalisis jenis pekerjaan, kualifikasi pekerja, perhitungan
beban kerja, penempatan pekerja dan penetapan standar kualitas kerja.
Manfaat Analisis
Pekerjaan
-Menetapkan basis
rasional bagi struktur kompensasi.
-Mengevaluasi bagaimana
tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan individual.
-Merencanakan
kebutuhan SDM di waktu akan datang.
-Menentukan
kebutuhan latihan bagi karyawan lama / baru.
-Menempatkan
karyawan pada pekerjaan sesuai keterampilannya.
-Menetapkan standar
prestasi kerja.
Pertimbangan
Strategik dalam Job Analysis
-Tingkat partisipasi
karyawan dalam analisis pekerjaan.
-Tahapan pelaksanaan
analisis pekerjaan.
-Waktu pelaksanaan
analisis pekerjaan.
-Keputusan
penggunaan orientasi.
Pihak-pihak yang
Melakukan Analisis Pekerjaan
-Pakar Job Analysis
-Job analyzer dari
luar perusahaan
-Supervisor
-Manager
-Individu yang
memeahami orang-orang, pekerjaan, dan keseluruhan sistem organisasi.
Tahap Analisis
Pekerjaan
1. Tahap 1 Persiapan
Analisis Pekerjaan
Pada tahap persiapan
dan analisis pekerjaan dilakukan identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar
pertanyaan.
2. Tahap 2 Pengumpulan
Data
Pengumpulan data
dapat dilakukan melalui wawancara, observasi, kuesioner, dan kombinasi dari
ketiganya.
3. Tahap 3
Penyempurnaan Data
Pada tahap ini
dilakukan pemilahan data yang berguna/ yang tidak dipakai, menyaring data yang
relevan/tidak relevan, kemudian menganalisis informasi yang terkumpul bersama
dengan orang-orang yang bersangkutan dengan pekerjaan.
Aspek Pekerjaan
Dalam Analisis Pekerjaan
-Keluaran pekerjaan
(penyusunan pekerjaan, penetapan standar dan tujuan kerja, evaluasi nilai
kerja).
-Aktivitas yang
dilaksanakan berupa tujuan perancangan kerja, struktur organisasi, persyaratan
kerja dan jalur karir, kebutuhan pelatihan dan pengembangan, dan perencanaan
tinjauan kerja.
-Kompetensi berupa
definisi persyaratan kerja untuk seleksi, penempatan, jalur karir, rencana
desain organisasi kebutuhan pelatihan.
-Struktur balas jasa
(administrasi gaji).
Implementasi
Analisis Pekerjaan
-Job Description
Pernyataan tertulis
yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja
dan aspek-aspek pekerjaan tertentu.
-Job Specification
Menunjukkan siapa
yang melakukan pekerjaan & syarat yang diperlukan.
-Standar Prestasi
Kerja
Berfungsi sebagai
sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan dan merupakan ukuran
kriteria keberhasilan kerja.
Kriteria Teknik
Analisis Pekerjaan
-Keandalan (reliability)
berupa ukuran konsistensi.
-Validitas, berupa
ukuran akurasi yang dilakukan dengan menghimpun data dari karyawan dan
supervisor.
-Tujuan analisis.
Masalah Dalam
Analisis Pekerjaan
-Munculnya ketakutan
karyawan terhadap ancaman pekerjaan, tingkat gaji, dan tingkat produksi.
-Mengumpulkan
informasi yang mutakhir.
Keberhasilan
Kegiatan Analisis Pekerjaan
Berhasil atau
tidaknya sebuah kegiatan analisis pekerjaan bergantung pada beberapa hal
berikut :
-Komitmen manajemen
puncak
-Keterlibatan
serikat pekerja
-Keterlibatan
karyawan
-Komunikasi yang
efektif
-Penugasan
personalia untuk pelaksanaan
-Pengumpulan pakar
-Pengumpulan data
-Penggunaan alat dan
teknik yang tepat
-Penggunaan komite
untuk pengawas
Elemen - Elemen
Desain Pekerjaan
1. Elemen
Organisasional
Elemen ini
menyangkut masalah efisiensi yang artinya setiap pekerjaan harus dirancang
secara efisien sehingga memberikan hasil yang maksimal dari pekerjaan yang
dilakukan. Desain pekerjaan harus bisa memanfaatkan sumber daya dan waktu dalam
melakukan pekerjaan.
Pemborosan sumber daya dan waktu akan membuat hasil kerja menjadi kurang baik. Sebab itu desain pekerjaan harus dibuat agar penggunaan sumber daya dan waktu menjadi lebih efisien untuk menghindari pemborosan.
Pemborosan sumber daya dan waktu akan membuat hasil kerja menjadi kurang baik. Sebab itu desain pekerjaan harus dibuat agar penggunaan sumber daya dan waktu menjadi lebih efisien untuk menghindari pemborosan.
Ada tiga hal yang
harus diperhatikan dalam elemen organisasional ini. Pertama adalah pendekatan
mekanistik, yaitu suatu cara kerja atau mekanisme kerja organisasi untuk
mencapai tujuan. Mekanisme kerja organisasi memberi pengaruh terhadap elemen
organisasional, maka itu kita perlu merancang mekanisme kerja yang lebih
efisien dalam organisasi.
Kedua adalah masalah
aliran kerja, yaitu masalah urutan pekerjaan dalam organisasi. Biasanya, aliran
kerja tergantung dari hal apa yang akan dihasilkan organisasi. Mulai dari tahap
penyediaan bahan baku sampai pada peninjauan produk jadi. Dengan membuat aliran
kerja yang efisien, maka organisasi bisa menghindari pemborosan.
Ketiga adalah
praktek kerja, yaitu tentang bagaimana pelaksanaan pekerjaan. Setiap orang
memiliki praktek kerja yang berbeda, ada yang cepat dan teliti namun ada juga
yang cepat namun kurang teliti. Desain pekerjaan harus menetukan kualifikasi
orang yang akan bekerja secara efisien mengingat sumber daya manusia adalah
unsur penting dalam organisasi.
2. Elemen Lingkungan
Desain pekerjaan
harus memperhatikan elemen lingkungan sebab dari lingkungan inilah sebuah
organisasi bisa mendapatkan sumber dayanya. Termasuk didalamnya sumber daya
manusia yang berkualitas dan mampu memberikan kontribusi pekerjaan yang lebih
baik bagi organisasi.
Elemen lingkungan
memiliki pengaruh bagi organisasi dalam tersedianya sumber daya manusia yang
berpotensi, berpendidikan maupun berpengalaman. Elemen lingkungan juga harus
memperhatikan pengaruh masyarakat sekitar yang mungkin bisa memberikan pengaruh
yang baik bagi organisasi.
3. Elemen Keperilakuan
Untuk merancang
desain pekerjaan juga harus mempertimbangkan elemen keperilakuan yang merupakan
sifat dasar dan karakter dari sumber daya manusia. Ada tiga hal yang harus
diperhatikan organisasi dari elemen ini untuk menyusun desain pekerjaan:
Bagaimana seseorang
mampu bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditetapkan secara
bertanggung jawab dan memberikan hasil yang baik bagi organisasi.
Organisasi juga
harus membuat pekerjaan yang bisa membuat seseorang bisa bekerja dengan senang
hati, tidak tertekan, dan tidak bosan.
Bagaimana membuat
sebuah pekerjaan itu menjadi kebanggaan bagi pekerja sehingga mereka bisa
merasa lebih baik dan itu berdampak bagi hasil pekerjaannya.
Bagaimana cara
organisasi memberikan motivasi bagi pekerja.
Trade Off Keperilakuan dan Efisiensi................................................................... Efisiensi yaitu perbandingan antara pengeluaran dengan pemasukan. Unsur-unsur efisiensi akan membentuk spesialisasi yang tinggi, mengurangi perbedaan atau variasi, meminimumkan otonomi dan unsureunsur kontradiktif lainnya.
Trade off yang dihadapi oleh para perancang pekerjaan perusahaan yaitu:
1. Produktivitas versus spesialisasi:
Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.
2. Kepuasan kerja versus spesialisasi:
Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.
3. Proses belajar versus spesialisasi:
Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putusputus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.
4. Perputaran karyawan versus spesialisasi:
Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).
Proses analisis
pekerjaan
Dalam prosesnya,
analisis pekerjaan harus dilaksanakan secara terencana, dan berdasar pada
tujuan yang dimiliki oleh setiap organisasi. Oleh karena itu diperlukan suatu
prosedur yang benar dalam pelaksanaannya. Adapun proses analisis pekerjaan
tersebut, yaitu :
1. Tahap Persiapan,
meliputi :
a.Mempelajari Visi,
misi, tujuan, dan sasaran perusahaan;
b.Mempelajari
struktur organisasi perusahaan, kebijakan, peraturan, dan berbagai pedoman;
c.Menentukan program
yang memerlukan analisis pekerjaan di bidang
kelembagaan,
ketatalaksanaan, dan kepegawaian;
d.Mengadakan diskusi
untuk kesediaan kerjasama semua pihak yang terlibat dalam kegiatan analisis
pekerjaan tentang tujuan diadakannya analisis pekerjaan;
e.Menjelaskan metode
yang akan diterapkan dalam analisis pekerjaan serta menyusun rencana
penyelenggaraannya termasuk jadwal kerja;
f.Menyusun formulir
analisis pekerjaan dan petunjuk cara penyajiannya;
g. Menyiapkan tenaga
analisis pekerjaan.
2. Tahap Pengumpulan
Data
Dalam proses ini,
metode yang digunakan untuk menjaring informasi pekerjaan ada berbagai macam,
antara lain :
a. Wawancara;
b. Daftar
pertanyaan;
c. Pengamatan
(observasi);
d. Buku catatan
harian.
Analisis Jabatan (
Job Analysis )
Dalam bahasa
Inggris, Analisis Jabatan dikenal dengan istilah “Job Analysis”, dalam bahasa
Indonesia biasa diterjemahkan langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis
Jabatan ini adalah salah satu fungsi penting dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat.
Jenis Analisis
Pekerjaan
1. Analisis Pekerjaan
Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional
ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang
merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab,
harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban
umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan,
kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan
yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)
Analisis pekerjaan
yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented
budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
Langkah-Langkah dalam analisis jabatan :
Langkah-Langkah dalam analisis jabatan :
- Identifikasi pemakaian atas informasi
- meninjau informasi latar belakang
- pilih posisi untuk dianalisis
- analisa
- klarifikasi informasi dengan pemegang jabatan
- dikembangkan
Sifat dari Analisis
Jabatan
Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan
dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Melalui analisis jabatan
diperoleh informasi:aktivitas kerja, perilaku manusia,
mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks
jabatan & tuntutan manusiawi Kegunaan dari Informasi analisis jabatan :
perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan
memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas
Metode Mengumpulkan
Informasi Analisis Jabatan
- Wawancara : wawancara individual, wawancara kelompok dan wawancara penyelia dengan beberapa pertanyaan khas : apa saja yang dilakukan oleh jabatan, apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda?-apa persisnya yang anda lakukan?
- Kuesioner : meminta karyawan mengisi kuesioner utk menggambarkan tugas2 yg berkaitan dgn jabatan dan tanggung jawab mereka.
- Observasi : dpt bermanfaat bila jabatan2 terutama terdr kegiatan yg dpt diobservasi secara fisik (penjaga gedung,pekerja lini perakitan & pegawai akunting)
- Buku Harian (diary/logs) peserta
Job classification
penyusunan
pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis
berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional
biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang
didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan
pada perilaku manusia.
Politik
Reklasifikasi (The Politics Of Reclassification)
Daya tangkap politik
mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara
mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi,
yaitu: (a) reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji, dan (b)
reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan
sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi
yang dikecualikan atau di luar unit kompromi.
Sumber: (diakses 15 Oktober 2019)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar